Handbuch

Suche im Portal

Die Suchleiste steht oben im Inhaltsbereich jeder Portalseite. Sie findet Seiten, Einstellungsfelder und öffnet die vorhandenen Suchen für Artikel, Bestellungen, Versand, Kunden und Katalog.

• USt führt zum Feld „USt-IdNr.“ in den Firmendaten.
• IBAN führt zu „Mein Unternehmen → Rechnungsdaten“.
• Logo führt zum Firmenlogo-Upload.
• eBay zeigt passende Einstellungsbereiche.
• Für Datensätze eine Option wie „Bestellungen nach … suchen“ auswählen. Dadurch wird die Suche im passenden Bereich ausgeführt.

Ein angeklicktes Einstellungsfeld wird kurz markiert. Die Suche liest Feldbezeichnungen, nicht gespeicherte Passwörter oder eingegebene Werte. Auf dem Computer öffnet Strg + K die Suche; Esc schließt Vorschläge.

Einrichtung in einem Firmenzugang

Unter Einstellungen → Einrichtung sind Firmendaten, Rechnung/Gutschrift, Rechtstexte, E-Mail, eBay, Hood, Benutzerrechte und Datensicherung verlinkt. Zusätzliche firmeneigene PDFs können dort als Entwurf hochgeladen und in einem separaten Schritt aktiviert werden. Frühere Versionen bleiben erhalten.

Rechnungs- und Gutschrift-PDFs dienen als Gestaltungsreferenz; jeder Einzelbeleg wird weiterhin aus den jeweiligen Auftragsdaten erzeugt. Eine aktivierte eigene AGB oder Widerrufsbelehrung wird bei Angebot und Bestellbestätigung als Anlage verwendet. Vor der Aktivierung die rechtliche Fassung prüfen.

Eine eigene SMTP-Verbindung kann je Firma gespeichert und ohne E-Mail-Versand getestet werden. Das Passwort wird nicht wieder angezeigt. Vor dem produktiven Versand eine Testnachricht mit einem geeigneten internen Vorgang prüfen.

Mein Unternehmen einrichten

Öffnen Sie Einstellungen → Mein Unternehmen und speichern Sie Änderungen über „Firmendaten speichern“.

Die USt-IdNr. liegt im Register „Unternehmen“, nicht bei „Rechnungsdaten“.

Benutzer & Rechte

In Einstellungen → Benutzer & Rechte erhält jede Person einen eigenen Zugang. Rollen, sichtbare Menüs und erlaubte Aktionen werden für diesen Firmenzugang festgelegt. Zugänge nicht gemeinsam verwenden; vorläufige Passwörter nicht in Notizen, Suchfelder oder Screenshots kopieren.

Wenn ein Menü fehlt, die Berechtigungen des Benutzerkontos prüfen. Manche Funktionen müssen zusätzlich für den Firmenzugang freigeschaltet sein.

Verkaufskanäle verbinden

eBay Production

Unter Einstellungen → eBay Production den Verbindungsstatus prüfen. Bei Bedarf „eBay-Konto verbinden“ verwenden und die OAuth-Freigabe nur für das richtige Verkäuferkonto abschließen. Danach Verbindung und Richtlinien prüfen. Retouren-Einstellungen beeinflussen spätere Gutschriften.

Hood.de

Unter Einstellungen → Hood API die Zugangsdaten in den dafür vorgesehenen Feldern hinterlegen und die Verbindung prüfen. Der derzeitige Bereich dient der Verbindung sowie dem Lesen von Kategorien, Bestellungen und Artikeldaten. Eine Veröffentlichung ist dort noch nicht freigegeben. Zugangsdaten niemals in das Handbuch oder in Freitextnotizen eintragen.

Artikel und Katalog

Unter Artikel nach SKU, Teilenummer oder Bezeichnung suchen, Bestände prüfen und vorhandene Datensätze bearbeiten. Im Katalog Modelle, Bildtafeln und Teilezuordnungen prüfen. Katalogmengen sind keine Lagerbestände.

Neue oder unklare Zuordnungen vor einer Veröffentlichung kontrollieren. Ähnliche Herstellernummern nicht allein wegen eines ähnlichen Suchtreffers gleichsetzen.

Lagersystem

Unter Einstellungen → Lagersystem & Handbuch wird das Nummernsystem für die aktuell gewählte Firma festgelegt. Zwei Systeme stehen zur Auswahl. Ein Wechsel verändert vorhandene Artikel und gespeicherte Lagerorte nicht.

1. Produktgruppen-System

Dieses System berücksichtigt die unterschiedlichen Abmessungen des MG-Bestands.

TA20111 wird gelesen als Tank · Lager 2 · Regal 01 · Fach 1 · Position 1. Groß-Produktarten werden anhand des Felds „Produktart“ erkannt. Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle.

Zubehör wird nicht als komplettes Großteil behandelt. Beispiele: Auspuffhalter, Auspuffschraube, Auspuffeinsatz und Auspuff Protector.

2. Standard-System

Dieses System verwendet für alle Artikel denselben Aufbau: Lager–Regal–Fach–Box–Position. Beispiel: 2-001-11-03-05 bedeutet Lager 2, Regal 01, Fach 11, Box 03, Position 05. Es eignet sich für Firmen, die ein durchgehend einheitliches Schema wünschen.

Lagerort zuweisen

1. Artikel öffnen und „Lagerort vergeben oder bearbeiten“ aktivieren.
2. Bestandsart wählen: Einzelstück oder Mehrbestand.
3. „Systemvorschlag“ verwenden. Wenn der Artikel am vorgeschlagenen Platz nicht passt, „nächsten zeigen“ wählen.
4. Wenn keine Systemposition passt, „Manuell vergeben“ wählen und den tatsächlichen Lagerort eintragen.
5. Lagerort am Artikel speichern und den physischen Platz eindeutig beschriften.

Verkauf und erneuter Wareneingang

• Wenn der Artikel verkauft wird, darf der freie Platz später einem anderen Artikel zugewiesen werden.
• Kommt derselbe Artikel erneut und sein alter Platz ist frei, kann der Platz wieder verwendet werden.
• Ist der alte Platz bereits belegt, schlägt das System einen neuen freien Platz vor.
• Gleicher Artikel und gleicher Zustand: Menge am bestehenden Datensatz erhöhen.
• Neu, Gebraucht, Neu: Sonstige oder beschädigt können getrennte Datensätze und Lagerorte erhalten.

Die Auswahl eines Lagersystems vergibt keine Nummern an den vorhandenen Gesamtbestand. Jeder Lagerort wird erst beim Öffnen und Speichern des Artikels übernommen.

Bestellungen und Versand

Diese internen Versandrahmenbedingungen sind eine Arbeitsanweisung für die Auftragsbearbeitung in MG-Teiledatenbank. Sie sind keine Vertragsbedingungen für Kunden und legen weder Versandpreise noch Lieferfristen fest.

1. Auftrag für den Versand freigeben

Unter Bestellungen den Auftrag anhand der Bestellnummer suchen. Vor dem Verpacken Zahlungs- und Auftragsstatus, Empfängername, vollständige Lieferanschrift, Land, SKU, Menge, Artikelzustand und tatsächlichen Lagerbestand prüfen. Bei Stornierung, Rückgabe, fehlender Zahlung, unklarer Adresse oder Abweichung zwischen Bestellung und Ware den Versand anhalten und den Fall klären.

2. Ware verpacken und Sendung auswählen

Teile sicher verpacken und das fertig gepackte Paket wiegen und messen. Den Versanddienst und das Produkt passend zu Zielort, Warenart, Paketgewicht und Paketmaßen wählen. Besondere Vorgaben für Gefahrgut, Flüssigkeiten, Zoll und Verpackung vor der Buchung gesondert prüfen. Keine Maße oder Gewichte schätzen.

3. Tracking oder DHL-Label erfassen

Unter Versand die offene Sendung öffnen. Bei einem bereits vorhandenen Label Versanddienst, richtige Sendungsnummer und Versanddatum eintragen und erst bei versandbereitem Paket „Als versendet speichern“ wählen. Für ein neues DHL-Label zuerst Verbindung, Anschrift und Paketdaten prüfen; „Daten prüfen“ erstellt noch kein Label.

Wichtig beim DHL-Label: Standardmäßig speichert die Labelerstellung nur das Label und die Sendungsnummer. Der Auftrag bleibt versandbereit, bis „Als versendet speichern“ gewählt wird. Nur wenn unter Versand → Automationen die Option „Bei DHL-Label: Auftrag automatisch als versendet markieren“ eingeschaltet und gespeichert wurde, setzt die Labelerstellung den Auftrag sofort auf „Versendet“. Die weiteren Regeln für Rechnung, Kanalübertragung und Kunden-E-Mail wirken nur, wenn sie jeweils ebenfalls aktiviert sind. Ein erzeugtes Label allein ist noch kein Nachweis der Übergabe an DHL. Wird ein Label storniert, den Kanalstatus und den Auftrag manuell prüfen; eine bereits erfolgte Kanalmeldung wird nicht automatisch zurückgenommen.

4. Ergebnis kontrollieren

Nach dem Speichern den Auftragsstatus, die Sendungsnummer und den Übertragungsstatus zum Verkaufskanal prüfen. Je nach gespeicherten Automationsregeln können gleichzeitig eine Rechnung erzeugt und eine Versandbestätigung per E-Mail verschickt werden. Unter Rechnungen den Beleg kontrollieren. Bei Fehlern nicht wiederholt ein Label oder einen Beleg erzeugen; erst den vorhandenen Auftrag, das Label und die Fehlermeldung prüfen.

5. Sonderfälle

• Adresse oder Paketdaten falsch: Vor der Labelerstellung korrigieren; nach der Erstellung nicht einfach ein zweites Label anlegen.
• Keine Sendungsnummer oder kein gültiger Empfängerkontakt: Den Vorgang vor einer automatischen Benachrichtigung klären.
• Kanalübertragung fehlgeschlagen: Versandstatus im Verkaufskanal kontrollieren und nur die fehlgeschlagene Übertragung gezielt wiederholen.
• Rückgabe: Tatsächlichen Wareneingang, Erstattungsstatus und vorhandene Rechnung prüfen, bevor eine Gutschrift erzeugt wird.

Automationen verständlich erklärt

Der Bereich Versand → Automationen ist direkt über den Kennzahlen sichtbar. Ein Häkchen allein reicht nicht: Erst „Auswahl speichern“ macht eine Änderung wirksam. Die aktuell angezeigten Häkchen spiegeln die gespeicherte Einstellung. Bereits abgeschlossene Vorgänge werden durch eine neue Regel nicht rückwirkend ausgelöst.

Am sichersten jede Regel einzeln mit einem geeigneten Testauftrag prüfen und Ergebnis in Bestellung, Belegen und Verkaufskanal kontrollieren.

Dokumente und rechtliche Texte

Unter Einstellungen → Dokumente & E-Mail können PDF-Entwürfe aus Firmendaten vorbereitet und Anlagen zugeordnet werden. Die rechtlichen Texte liegen unter „Mein Unternehmen → Dokumente“. Vor tatsächlicher Verwendung müssen AGB, Datenschutz, Widerruf und Impressum fachlich geprüft und freigegeben werden.

PDF-Vorschau, E-Mail-Versand und Dokumentenanhänge nach Änderungen mit einem Testdatensatz überprüfen.

Datensicherung und häufige Probleme

• Vor größeren Änderungen: Unter Datensicherung „Datenbank sichern“ verwenden und die Rückmeldung prüfen.
• Änderung nicht sichtbar: Seite neu laden. Unter Windows heißt die Taste Strg; Strg + F5 lädt ohne den üblichen Browser-Cache neu.
• Menü fehlt: Benutzerrechte und Funktionsfreigaben prüfen.
• E-Mail kommt nicht an: Kundenadresse, Firmen-E-Mail-Einstellungen und Versandfehler im Auftrag prüfen.
• „502 Bad Gateway“: Nicht mehrfach auf „Speichern“ drücken. Serverstatus prüfen lassen, bevor eine Aktion wiederholt wird.

Bei widersprüchlichen Daten zuerst den konkreten Auftrag oder Artikel notieren; keine Zugangsdaten oder vollständigen Kundendaten in öffentliche Fehlerberichte kopieren.